Ein gutes Briefing ist die halbe Miete.

Sie planen ein Firmenfest, ein großes Jubiläum oder eine Konferenz? Haben erste Ideen im Kopf oder auch schon konkrete Vorstellungen? Perfekt: Dann ist es höchste Zeit, Ihren Veranstaltungspartner mit ins Boot zu holen und alles Wichtige zu besprechen. Oder kurz: Auf zum Briefing! Worauf es bei dieser „Kurzeinweisung“ ankommt und was auf jeden Fall mit drin sein sollte, erfahren Sie hier – kurz und appetitlich serviert.

Fakten, Fakten, Fakten

Zunächst sind natürlich die absoluten Basics zu klären – die harten Fakten. Um welche Art von Veranstaltung geht’s eigentlich? Eine interne Feier oder ein Kundenevent? Dazu ist wichtig: Wann und wo soll die Veranstaltung stattfinden. Und ganz wichtig: Welches Budget steht zur Verfügung. Zu den Kerninfos jeden Briefings gehört natürlich auch die Zielgruppe. Oder anders gesagt: Um welchen Teilnehmerkreis geht es? Welches Alter, Geschlecht und welchen Beruf haben die Gäste? Gibt es weitere Eigenschaften, die relevant für die Planung sein könnten? Und wenn Sie schon mal ein ähnliches Event durchgeführt haben: Verheimlichen Sie diese Information nicht und teilen Sie ruhig mit, was Ihnen und Ihren Gästen besonders gefallen hat und was Sie unter gar keinen Umständen wieder haben wollen. Ganz gleich, ob es Infos zu Catering, Location, Musik oder Künstler sind – alles ist wichtig für das Planungsteam.

Und jetzt: die Inhalte

Und nun mal „Butter bei die Fische“: Es geht um Inhalte und die Gestaltung der Veranstaltung – die weichen Fakten. Was wollen Sie mit dem Event erreichen, sowohl qualitativ als auch quantitativ? Welche Kernbotschaft möchten Sie vermitteln und was sollen die Teilnehmer am Ende Ihrer Veranstaltung mit nach Hause nehmen? Und damit ist nicht nur ein originelles das „Give-away“ gemeint:). Außerdem spielt natürlich auch Ihre Unternehmenskultur eine zentrale Rolle. Sie bildet die Eckpfeiler der gesamten Veranstaltung, prägt die Inhalte und dient als Basis für das Konzept.

Gute Kommunikation ist alles

Und nicht zu vergessen: Kommunikation! Sprechen Sie Ihre Wünsche und Ideen so konkret wie möglich an, benennen Sie alle verfügbaren Details so konkret wie möglich – nur so haben alle Beteiligten die gleichen Assoziationen und Vorstellungen. So lassen sich ärgerliche, zeitaufwändige und oft auch teure Missverständnisse ganz einfach vermeiden. Zum Vorteil und zur Freude aller! Heißt auch: Eine Zusammenfassung am Ende des Briefings sowie ein Ergebnisprotokoll sind Pflicht. Dann kann auch nichts schiefgehen und einem begeisternden Event in einer außergewöhnlichen Location steht nichts mehr im Wege!

Gastautor:
Dipl- Marketing- & Kommunikationswirt Felix Fuchslocher
Geschäftsführender Gesellschafter von Onetaste | Media (Stuttgart)
Fuchslocher@onetaste.de
www.stuttgarter-eventagentur.de